Procédure de circulation, saisie et transmission des informations

Procédure de circulation


Procédure de circulation, saisie et transmission des informations

L’anonymisation des données :

a) L’entreprise informe le SYRTA de son souhait de pré réservation d’un chantier/situation (impérativement de la date prévisible – plage de 8 jours) au moyen de l’adresse électronique suivante : contact@syrta.net ou par fax 01 45 22 33 55 ;

b) Le SYRTA confirme à l’entreprise la disponibilité et la réservation et délivre un numéro unique de référencement à l’opération ; c) L’entreprise choisit son laboratoire dans la liste et en informe le SYRTA ; d) Le SYRTA valide le couple « entreprise-laboratoire ». Cette opération de validation génère un mail d’information contenant le numéro unique de référencement de l’opération, adressé à l’entreprise, au laboratoire et à la DGT. Ces trois acteurs ont cependant des droits très différents d’accès à la fiche d’opération correspondant à ce numéro unique. e) Le laboratoire adresse son devis (qui comprend le numéro unique de référencement) à la DGT-CT2 ; l’envoi peut être effectué par voie électronique à l’adresse suivante : dgt.ct2@travail.gouv.fr. Il peut également être adressé par fax au numéro suivant : 01 44 38 26 48 ; f) La DGT-CT2 informe le bureau du budget qui après accord, émet le bon de commande ACCORD et la lettre de notification qu’elle adresse au laboratoire, accompagnés d’une fiche d’attestation de service fait pré remplie, et saisit cette étape sur le logiciel. Cette saisie active :
- le droit d’accès des 3 acteurs à la fiche de l’opération dont ils ont la charge : accès partiel sans noms et sans résultats pour la DGT, accès complet en consultation/impression pour l’entreprise, accès complet en consultation/écriture/impression pour le laboratoire ;
- l’envoi du mail d’information correspondant à chaque acteur concerné ; la lettre de notification du laboratoire et l’attestation de service fait à présenter par le laboratoire sur le chantier pour signature de l’agent de contrôle. g) La DGT communique au laboratoire et à l’entreprise le nom de l’agent retenu pour effectuer la mission ; h) Le laboratoire ainsi missionné imprime la fiche de chantier et les fiches de prélèvements correspondant à l’opération ; la partie « fiche de chantier » est en partie pré-renseignée sur le logiciel. i) Le laboratoire convient de la date des prélèvements avec l’entreprise et s’assure de la présence de l’agent de contrôle. j) Après prélèvements, le laboratoire saisit les compléments de la « fiche de prélèvement » et la fiche de résultats. Le responsable habilité du laboratoire valide définitivement ces saisies par un certificat électronique. L’accès spécifique à cette opération devient alors caduc pour le laboratoire en écriture – la consultation de la fiche reste possible. L’entreprise peut alors accéder en consultation/impression au rapport d’analyse. k) Le laboratoire adresse son rapport complet (résultats d’analyses + fiche de chantier + fiches de prélèvements) au SYRTA qui valide la saisie ; l’information de bonne réception est transmise en ligne à la DGT-CT2 par le SYRTA. Le laboratoire adresse parallèlement sa facture au service facturier dont les coordonnées sont indiquées sur le bon de commande. l) En parallèle, l’agent de contrôle retourne l’attestation de service fait à la DGT- CT2. m) La DGT-CT2 valide le service fait au vu de :
- la visualisation en ligne qui lui confirme que : « validation SYRTA »=Oui ;
- la vérification de bonne réception de l’attestation de service fait envoyé au bureau CT2 par l’agent du système de l’inspection du travail. La DGT-CT2, après processus interne de vérification-contrôle, saisit en ligne l’information de liquidation et transmet le dossier au service budget pour paiement du laboratoire. Son accès spécifique à cette opération devient alors caduc. n) La DGT (CT2 et service budget), procède aux contrôles internes permettant de déclencher la mise en paiement par le service facturier. o) Fin février 2010 et à l’issue de la campagne, le SYRTA extrait les champs de la base de données complète identifiés par l’INRS (fichier exel résumé en annexe 5) et l’ensemble des fiches de prélèvement, de manière anonyme – aucun nom d’entreprise et de laboratoire, et recodage du numéro unique de référencement de sorte qu’il soit toujours relié à toutes les informations de l’opération mais différent du numéro délivré à l’origine et connu de la DGT- CT2 via les devis des laboratoires. Seul le SYRTA dispose de la table de correspondances.